New Office

„Neues Arbeiten“ steht für Kollaboration, echten Austausch und Begegnungen auf Augenhöhe. Um das zu ermöglichen, braucht es auch den passenden Raum. Den schaffen Gestalter für das New Office, wie etwa die kreativen Macher von designfunktion. Wir haben dazu mit dem geschäftsführenden Gesellschafter Samir Ayoub gesprochen.

designfunktion hat es sich zur Aufgabe gemacht, Büroräume einzurichten, die den Anforderungen der neuen Arbeitswelt entsprechen. Das Unternehmen gibt es schon fast so lange wie es den Begriff New Work gibt. Wurde das Unternehmen aus einem New Work-Gedanken heraus gegründet oder kam das erst nach und nach?

designfunktion wurde 1981 in München gegründet – wir stehen also kurz vor einem Jubiläum. Wie unser Name schon sagt, stand das konzeptionelle Zusammenspiel von Design und Funktionalität von Anfang an im Fokus. Dieses Ideal haben die Gründer nicht nur als Möbelhändler, sondern auch in ihrer Rolle als Planungsdienstleister verfolgt – für private und geschäftliche Räume. Seitdem hat sich natürlich sehr viel getan, das ehemalige Einrichtungsunternehmen in München ist als Gruppe mit Standorten in 19 Städten zum führenden Experten für Wohn-, Büro- und Arbeitswelten gewachsen.

Was muss ein gutes Büro heute können, was früher gar kein Thema war?

Die Arbeitsweise in Büros hat sich in den letzten Jahren sehr verändert. Die Dynamik ist aufgrund der Digitalisierung und Globalisierung gestiegen. Social Media verändert das Verhalten der Konsumenten, schnelle Reaktionen sind gefragt. Es gibt viel mehr Projektarbeit, die vor allem mehr Co-Kreation erfordert. Doch in alten Strukturen sind schnelle dynamische Prozesse schwer zu bewerkstelligen. Weder klassische Einzelbürostrukturen, in denen jeder für sich arbeitet noch Großraumbüros, in denen Kommunikation so gut wie unmöglich ist, bieten den passenden Raum dafür.

©Joel.Chrio

Laut einiger Studien, u.a. der Studie “Wirksame Büro- und Arbeitswelten” des Fraunhofer IAO ist der sogenannte Multispace der richtige Ort für Agilität und Innovationsfähigkeit, die heute nötiger denn je sind. Der Multispace bietet verschiedene Raumoptionen für Activity Based Working. Ich kann also je nach aktueller Aufgabe zwischen Räumen für konzentriertes Arbeiten, Co-Kreation, Meetings oder kreative Pausen wählen. In acht von zehn Projekten entscheiden sich unsere Kunden bereits für den Multispace.

Die Digitalisierung hat zudem ermöglicht, dass die Arbeitswelt wesentlich komplexer geworden ist. Sie besteht heute nicht nur aus dem Büro, sondern aus Coworking Spaces, dem Café um die Ecke und seit Corona hat auch das Home Office einen zunehmend wichtigen Status erlangt. Das Büro muss daher verstärkt Funktionen erfüllen, die gezielte Zusammenarbeit zwischen Gruppen und auch zufällige Begegnungen fördert – Situationen, die vor allem im Büro entstehen können. Daher richten wir Büroflächen immer wohnlicher ein und auch größere Teeküchen als Treffpunkte sind sehr beliebt.

Euer Anspruch: Der Arbeitsraum passt sich den Zielen des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen an. Das geht ganz sicher über Ergonomie, die Wahl der Farben und Arbeitsschutz hinaus. Welche Aspekte werden denn bei der Planung und Gestaltung von Räumen besonders berücksichtigt?

Wir haben eine Methode mit 24 Aspekten erarbeitet, die wir bei einer Beratung und Planung untersuchen. Diese sind in vier Dimensionen gegliedert: Marke, Wirtschaftlichkeit, Wohlbefinden und Produktivität. In mehreren Workshops und Online-Umfragen mit Mitarbeitern analysieren wir dann die wichtigsten Ziele.

Viele Unternehmen wünschen sich eine bessere Zusammenarbeit bestimmter Gruppen, Zukunftsfähigkeit, schnellere Prozesse und organisatorische Flexibilität. Ausgewiesene Projektflächen können zum Beispiel die Teamarbeit fördern und das Management stärker in das Team einbinden. Flexibilität kann man durch modulare und lose Systeme erreichen. Mobile Kabinen, Workbays oder Alcoven können den Gegebenheiten jederzeit angepasst werden.

Gibt es ein Praxisbeispiel, an dem du das Leitbild von Designfunktion darstellen kannst?

Ein schönes Beispiel ist Yves Rocher. Mit dem Umzug in einen Neubau plante das Unternehmen den Wechsel von klassischen Einzel- und Doppelbüros zu einem neuen, offenen Bürokonzept. In drei Workshops inklusive Mitarbeiterbefragungen zu Arbeitsplatzwünschen wurden Ziele, Profil des Unternehmens und Anforderungen festgelegt.

An den Workshops nahmen Stellvertreter der einzelnen Abteilungen als Botschafter teil. Zusätzlich haben wir die Anzahl der Meetings und die Arbeitsweise untersucht. Die gewonnenen Erkenntnisse bildeten die Basis für die weitere Planung und Einrichtung. So wurde zum Beispiel aus dem Wunsch nach einem Open Space ein Multispace. Eine Herausforderung war es, die Mitarbeiter von dem offenen Bürokonzept zu überzeugen und den Change Prozess zu begleiten und zu steuern. Daher wurden nach dem Einzug weitere Mitarbeiterworkshops durchgeführt.

Der konzipierte Multispace besteht aus funktional verschiedenen Zonen. Glastrennwandsysteme und Raumteiler aus Baustahl sorgen für eine erkennbare Gliederung. Um auch im Multispace weiterhin konzentriertes und angenehmes Arbeiten zu ermöglichen, stehen verschiedene Rückzugsmöglichkeiten, wie ein Götessons, also kleine Rückzugs-Häuschen, zur Verfügung. Für Besprechungen im offenen Raum wurden unter anderem Vitra Alcoven ausgewählt.

Eine geschlossene Option für Meetings, die Transparenz und freie Entfaltung vermittelt, bieten Ganzglassysteme. Informelle Gespräche können in der Teeküche oder anderen Bereichen stattfinden. Für die Raumteilung und Ablage von Dokumenten haben unsere Innenarchitekten Metallregale konstruiert. Passende Holzkisten bieten auch Platz für Pflanzen. Denn der Hauptfokus lag bei Yves Rocher auf einer Atmosphäre, die die Verbundenheit des Unternehmens zur Natur und Pflanzenwelt widerspiegelt. Jeder Mitarbeiter und Besucher wird von dieser Atmosphäre eingefangen.

©Joel.Chrio

Am 23. September fand Euer New Office Summit zur Transformation der Arbeitswelten in Berlin statt – als letzter Teil einer Reihe von Events, die in 2019 startete. Wen konnte man dort treffen und hören und vor allem: Was konnte man dort sehen?

Besonders spannend war für uns: die Veranstaltung fand zum ersten Mal in einem hybriden Format statt – in Berlin mit Gästen vor Ort und dem vorgeschriebenen Abstand sowie im virtuellen Raum. Bisher haben wir immer Präsenz-Veranstaltungen durchgeführt, weil es uns wichtig ist, Menschen in direkten Austausch zu bringen.

Das Ziel des Summits war es, unseren Gästen klare Orientierungshilfe bei der Transformation ihrer Arbeitswelten zu geben – das Bedürfnis nach einer Modernisierung hat sich durch die Krise wesentlich beschleunigt. Denn eins ist klar geworden: die agilen Unternehmen, die rechtzeitig digitalisiert, Prozesse und Bürostrukturen modernisiert haben, kommen am besten durch Krisen. Daher haben wir Experten aus Unternehmen, Beratung, Digitalisierung und Arbeitsrecht eingeladen, Handlungsempfehlungen für die Zukunft zu geben und aus aktuellen Transformationsprozessen zu berichten.

©René Lamb Fotodesign GmbH

Kulturphilosoph Jan Teunen zum Beispiel sieht in der Krise eine Chance, der Dominanz der wirtschaftlichen Rationalität zu entkommen, die vielfach zu Burn-Out und anderen stressbedingten Erkrankungen geführt hat. Die Krankenkasse AUDI BKK berichtete von ihrem neuen Bürokonzept. Es ist spannend, zu sehen, wie ein eher klassisch geprägtes Unternehmen eine Arbeitswelt 4.0 gestaltet, damit die Mitarbeiter agiler und vernetzter arbeiten können.

Die Commerz Real AG schilderte deren digitale Transformation – hier gibt es unter anderem ein Millenial Board aus Vorstandsmitgliedern und sechs Nachwuchskräften, die für die Zukunft planen. Die Spielarten und der Speed auf dem Weg in die Zukunft sind so unterschiedlich wie die Unternehmen – aber das Ziel ist immer dasselbe: zukunftsfähig und krisenfest zu sein.


Samir Ayoub ist geschäftsführender Gesellschafter der designfunktion Gruppe, die eines der führenden Planungs- und Einrichtungsunternehmen für Arbeits- und Wohnwelten in Deutschland ist. Gegründet wurde das Unternehmen 1981 von Helmut Steinbühler und Walter Richter in München. Seither ist designfunktion für seine hohe Affinität zur Bauhaus-Idee bekannt, das Ziel eines Projektes ist immer das optimale Zusammenspiel von Design und Funktionalität im „New Office“.