#workhacks

Da wandern die Kröten an die Wand und das Telefon wird auf stumm geschalten. Wir haben mit #workhacks-Gründerin Lydia Schültken über die große Wirkung von kleinen Veränderungen gesprochen.

Liebe Lydia, du hast viele Jahre als mehr oder weniger als klassische Unternehmensberaterin gearbeitet und dann die Methode der Workhacks ins Leben gerufen. Hast du in deinem beruflichen Alltag konkrete Probleme gesehen, die dich zu den Workhacks inspirierten?

Ja, in der Tat. Viele Unternehmen strukturieren häufig um und sind in dauernden Change-Prozessen. Viele Prozesse scheitern, weil die Widerstände gegen Veränderungen so groß sind und das ist genau das konkrete Problem, das ich immer gesehen habe: der Widerstand gegen Veränderung.

Welches Problem lösen Workhacks?

#workhacks lösen drei Probleme:

  1. Wir erzeugen wenig Anfangswiderstand bei Veränderungen: Die Teams und Abteilungen, mit denen wir arbeiten, werden zu Beginn unseres Programms von uns gefragt, ob sie mit uns arbeiten wollen oder nicht. Wenn sie nicht wollen, müssen sie nicht. Wir arbeiten mit mindestens 80 Prozent Zustimmung (anonym und geheime Wahl). Wenn also mehr als 20 Prozent der Leute “Nein” auf einen Zettel schreiben, beenden wir die Zusammenarbeit mit diesem Team. Bisher haben sich 85 Prozent der Teams für die Arbeit mit uns ausgesprochen.

  2. Viele Teams wissen nicht, wie sie den Einstieg finden hinzu mehr Selbstorganisation und systematischen Verbesserungen der Zusammenarbeit. Das Problem lösen wir mit unserem entwickelten Programm. Mit diesem integriert ein Team oder eine Abteilung vier Veränderungen (#workhacks) innerhalb von acht Monaten und lernt so, alle zwei Monate eine Veränderung einzuführen. Letztlich geht es uns um das Erlernen von permanenter Veränderung.

  3. Alle Unternehmen und Organisationen wollen sich derzeit transformieren und in einer unsicheren, sich ständig verändernden Welt weiterhin erfolgreich sein. Diese Transformation wird nicht dadurch gelingen, die Prozesse noch besser zu definieren oder die Führungskräfte noch intensiver zu schulen. Das werden wir nur schaffen, (Achtung, jetzt kommt ein Buzzword, das ich trotzdem verwende und auch so meine) wenn wir das Potential aller nutzen. Und da haben wir in den meisten Unternehmen noch richtig viel Luft nach oben. Wir müssen die Zusammenarbeit in den Teams verbessern und wir müssen der Führung sagen, wo sie aus dem Weg gehen soll. Teil unseres Konzeptes ist es, dass wir möglichst viele Teams in einem Unternehmen bei der Einführung von #workhacks begleiten und die daraus resultierenden Ergebnisse der Führung zurückspiegeln. Mit denen arbeiten wir dann daran, was sie tun oder lassen können, um die Selbstentfaltung der Teams nicht unnötig zu erschweren.

Kann man sagen, dass Workhacks ein sanfter und praktischer Einstieg ins agile Arbeiten darstellen?

Das kann man sagen. Man kann auch sagen, dass #workhacks zu mehr Selbstwirksamkeit und Selbstorganisation führen. Es ausschließlich in den agilen Kontext zu stecken, würde den #workhacks nicht gerecht werden. Es ist eher so, dass sie auch agiles Arbeiten befördern. Ich sage das, weil agiles Arbeiten gerade sehr angesagt, aber meiner Meinung nach nicht in jedem Kontext hilfreich ist. Besonders bei Jobs mit einem hohen Routine-Anteil ist agiles Arbeiten nicht das Richtige. Dennoch kann man #workhacks nutzen, um einen leichten Einstieg zu finden. Man kann #workhacks aber auch in Nicht-agilen Umfeldern nutzen.

Wie siehst du das Thema “New Work und Workhacks”?

Ach herrjeh, ich mag viele Initiativen und Konzepte in dem Kontext, finde den Begriff “New Work” aber schwierig – da sammelt sich gerade völlig unkuratiert alles Mögliche – und bei manchen Angeboten kann ich nur den Kopf schütteln. Ich hab #workhacks gegründet und entwickelt, weil ich glaube, dass Menschen sich nach einer guten, vertrauensvollen und anspruchsvollen Zusammenarbeit sehnen und dass sie in einem solchen Umfeld auch die besten Ergebnisse erzielen. Vermutlich hätte ich mit #workhacks vor 15 Jahren ohne die “New Work Bewegung” nicht so viel Aufmerksamkeit erhalten, daher bin ich froh und dankbar, dass der Zeitgeist so ist, wie er ist.

Kannst du uns an einem Beispiel verdeutlichen, wie du ein Workhack in einen bestehenden Prozess einführst?

Gern. Gerade erfreut sich unser “Krötentag” großer Beliebtheit. Beim Krötentag arbeitet man zwei Stunden pro Woche oder alle zwei Wochen vier Stunden die Dinge ab, die auf der To-do-Liste immer nach hinten rutschen. Da sie aber auf der Liste stehen, scheinen sie wichtig zu sein, aber eben nicht dringend – und vor allem meistens etwas umfangreicher, wie die Erarbeitung eines neuen Konzeptes beispielsweise. Meiner Erfahrung nach handelt es sich gerade bei diesen “Kröten” um Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen. Am Krötentag kommt die gesamte Abteilung zusammen, macht ihre Kröten publik, hängt sie an die Wand – und nach zwei bis vier Stunden kommt man wieder zusammen und erzählt vom erarbeiteten Fortschritt. Manche Abteilungen führen dazu noch den sogenannten Krötentausch ein: Hierbei können unliebsame Kröten mit anderen Mitarbeitern getauscht werden, die diese Art von Aufgabe lieber erledigen.

Das Beispiel verdeutlicht, dass die #workhacks ganz gut für sich nutzbar sind, ohne bestehende Prozesse o.ä. zu verändern.

In welchen Unternehmensbereichen lassen sich Workhacks nutzen?

In allen kaufmännischen Bereichen. Wir haben es bisher erfolgreich in den Bereichen Personal, Marketing, Forschung, Projektmanagement und Finanzen eingesetzt. Im übrigen in völlig unterschiedlichen Branchen: in mittelständischen Unternehmen, Banken, NGOs, Schulen, Ministerien und jetzt starten wir auch in Kliniken.

Unternehmen denken ja eher rational und sprechen gern möglichst abstrakt von Prozessen und Abläufen in der Arbeitsorganisation. Wie integrieren sie denn die eher verspielten und ergebnisoffenen Workhacks in ihre Strukturen? Braucht das nicht schon einiges Vertrauen in die Belegschaft?

Wir gehen sehr offen in die Workshops mit den Teams und stellen unser Konzept vor. Wenn sie es nicht gut oder hilfreich finden, wählen sie einfach dagegen. Wir haben jetzt über 200 Workshops mit dem Konzept gemacht und die Erfahrung zeigt, dass der ernsthafte Umgang mit dieser Wahl zu sehr viel Vertrauen und Neugier führt. In vielen Fällen schaffen wir es in den wenigen Stunden Workshop (4 Stunden), einen guten, vertrauensvollen Umgang herzustellen.

Verrätst du uns zum Schluss drei Workhacks, die du als Einsteiger besonders empfehlen kannst?

Ja, gern!

1. Fokuszeit

Die Fokuszeit ist eine Zeit am Tag, in der niemand im Team gestört wird: weder durch Telefonate noch durch Small Talk, Nachfragen oder Meetings. Es herrscht Ruhe, um konzentriertes Arbeiten zu ermöglichen. Die meisten Teams beginnen mit einer Stunde am Tag, dies kann jedoch erweitert werden.

Hilft bei: Großer Unruhe im Büro, häufigen Unterbrechungen. Der Bearbeitung von denkintensiven Projekten oder Themen. Sehr gesprächigen Teammitgliedern. Introvertierten Teammitgliedern, die gern in Ruhe arbeiten.

Zu beachten: Akustische Eingangssignale von E-Mails, Anrufen etc. sollten abgeschaltet werden. Wenn sich alle an die gleiche Zeit halten, hilft der Gruppen- und Gewöhnungseffekt. Der Zeitpunkt kommt nach einem Monat auf den Prüfstand und wird gegebenenfalls angepasst.

2. Bio Sharing

Biography Sharing ist ein Format, bei dem man sich im Team die jeweilige Biografie in Ultrakurzform erzählt. Es hat einen klaren Rahmen und klare Fragestellungen. Jedes Team-Mitglied ist mal dran und spricht ca. 20 Minuten (je nach Größe des Teams) und beantwortet dabei folgende Fragen:

  • Woher komme ich? (geografisch, zeitlich, kulturell, familiär, …)

  • Was hat mich geprägt? (Orte, Persönlichkeiten, Geschichte, Ereignisse, …)

  • Woran bin ich gescheitert?

  • Worauf bin ich stolz?

  • Was solltest Du über mich wissen, um gut mit mir zusammenzuarbeiten?

3. Why Talk

Wir haben gelernt, dass es drei grundlegende Treiber für Motivation gibt: Autonomy, Mastery und Purpose (nach D. Pink). Wir widmen diesen #workhack dem Purpose, also der Frage nach dem Sinn. Das Format des Why-Talk ist recht offen gehalten. Man kommt als Team oder Abteilung zusammen und beantwortet sich gegenseitig die Fragen:

  • warum bin ich hier?

  • warum bin ich nicht woanders?

Es gibt Teams, die weitere Fragen hinzufügen. Beispielsweise die Frage: Warum gibt es uns als Abteilung? Welchen Zweck erfüllen wir im Kontext des gesamten Unternehmens? Die Erweiterung kann gut sein, muss aber nicht. Das sollte jedes Team für sich entscheiden. Die Auseinandersetzung mit dieser ja sehr persönlichen Frage kann durchaus emotional werden. Im besten Fall inspirieren sich die Teilnehmer gegenseitig mit ihren Antworten.


portrait

Lydia Schültken ist Gründerin von #workhacks und auch Hauptautorin des gleichnamigen Buches. Außerdem ist die Mitautorin des Bestsellers  „Management Y“. Als Beraterin und Speakerin inspiriert sie ihre Kunden mit klaren, einfachen Instrumenten zur Verbesserung der Zusammenarbeit. 

christiane

Hallo! Ich bin Christiane und unterstütze Les Enfants Terribles mit frischen Texten, Ideen und Konzepten für analoge und digitale Präsenzen. Ich lebe in Berlin und Brandenburg, liebe Brecht, Borchert und zamonische Dichter. Meine Hashtags: #DigitalMarketing #SocialMedia #EmployerBranding #Workshops.